Antes de la presentación:

1) Llega temprano y con los equipos necesarios para dar la presentación.
Los inconvenientes pasan y son parte de la vida. Por esto, mejor estar preparado.
Por ejemplo, durante una presentación hubo un problema técnico con el video proyector y el expositor tuvo que reorganizar su presentación sin el soporte visual.

2) Revisa la presentación para detectar errores.
Si tienes tiempo a disposición aprovéchalos para una última revisión de la ortografía. Mejor ser escrupulosos con el idioma que dar la oportunidad a críticas por errores en el texto.

3) Asegúrate de que las diapositivas sean visibles por todos los ángulos.
Es importante que todo el mundo tenga una buena visión de tu trabajo. Dentro de lo posible si hay obstáculos es importante removerlos.

4) Ponte en el lugar del espectador y focaliza el objetivo.
Los seres humanos tienen un poder de concentración limitado, en media 15-25 minutos, por esto es importante aprovechar este tiempo para captar la atención y proveer información de utilidad. Utiliza el tiempo a disposición para proporcionar a tu público lo que está esperando oír.

Durante la presentación:

1) Preséntate.
Aunque alguien te presente, es importante comunicar al público tu experiencia  antes de empezar la exposición. De esta forma estableceremos un enlace directo y además calibrarás el tono de voz antes de hablar de los temas principales.

2) Explica el objetivo de la presentación.
Sintetiza en 30 segundos lo que vas a decir y cómo puedes ayudar al espectador.

3) Mira hacia el  público.
A medida que vayas desarrollando la exposición, la forma más sencilla para medir el interés que estás generando es de mirar al público. Si las dos primeras filas están mirando a otro lado y le cuesta seguir lo que  estás diciendo es mejor avanzar rápido y cerrar la presentación o utilizar otras técnicas para recuperar la atención.

4) Narra tu propia experiencia.
Lo que le da más valor a los datos es la experiencia única de cada persona. Ayúdate con historias, experiencia o anécdotas para detallar y reforzar la información que presentas.

1.- Elige el tipo de empresa

Que TIPO DE EMPRESA es la más adecuada a tus necesidades? Si quieres constituir una MYPE y obtener algunos beneficios de ley que te permiten reducir las cargas sociales a pagar, lo más lógico es que elijas como tipo jurídico una SAC sin directorio o una EIRL, que son los tipos de sociedades menos complejas. Solo recuerda que en la SAC los socios no pueden ser conyugues y en la EIRL o empresa individual si incurres en deudas te exigirán que pagues con tu patrimonio personal.

2. Verifica las exigencias de tu sector

Aunque la licencia la solicitaras cuando tengas un local comercial o una oficina es mejor saber de antemano los requisitos para la misma. Hay algunos rubros que son más exigentes que otros como restaurantes, empresas de seguridad, agentes de aduanas entre otros. Acércate al organismo de tu sector como el Ministerio de Agricultura, Educacion, Energia y Minas, Trabajo, DIGESA (registro sanitario de alimentos, juguetes, etc), DIGEMED (establecimientos farmacéuticos) , MINCETUR (Restauración).

3 .- Búsqueda y reserva del nombre

Busca la oficina  SUNARP más cercana aquí (http://www.sunarp.gob.pe/ubicacion00.asp) y pide una SOLICITUD DE PUBLICIDAD REGISTRAL para saber si el nombre que has elegido esta disponible para tu empresa. Las oficinas de la SUNARP abren de Lunes a Viernes 8:45 a 4:45.

El nombre elegido deberá incluir el tipo de empresa, es decir, tendrás que indicar si se trata de una SAC, una EIRL u otro tipo de jurídico. Luego de 1 hora  te confirmarán si el nombre está disponible.

Una vez confirmado esto llena la SOLICITUD DE INSCRIPCION DEL TITULO para reservar de la razón social disponible. Esta reserva que tiene un costo de S./18 es válida por un plazo de 30 días, tiempo que tendrás a disposición para elaborar la minuta.

4.- Elaboración de la minuta (es gratis si eres una Mype).

Si quieres constituir una Mype ubicada en la ciudad de Lima llama al número gratuito 0800 77877 para ubicar la ventanilla de MI EMPRESA más cercana donde te preparen una minuta de manera gratuita. Más información en www.crecemype.pe

En esta ventanilla deberás presentar en original la RESERVA DEL NOMBRE de tu empresa, llenar un formulario, describir la actividad de tu empresa de manera detallada en una hoja A4 y presentar tu DNI. También tendrás que decidir qué realizar un aporte:

1. 1. En efectivo: se debe realizar un depósito en una institución financiera.
2. 2. En bienes: se tiene que hacer una declaración jurada consignando la relación detallada de los bienes, valorizándolos e identificándolos con claridad. Ejemplo: Cámara fotográfica Marca Olympus, Modelo X-785, de 7.1 megapixel valorizada en la suma de S/. 500.00 según valor de mercado.

Una vez que termines los trámites te indicaran la fecha en la que tendrás que recoger la minuta y las notarias que tienes a disposición y el costo de elevar la minuta a Escritura Pública.

5.- Notaria e inscripción en Registros Públicos (Sunarp).

Los socios fundadores o apoderados según sea el caso deberán suscribir la Escritura ante Notario Público. Lista la escritura la misma notoria la elevará a Registros Públicos para su inscripción o lo podrás hacer tu mismo. Esto tiene un costo aproximado de S/.200 dependiendo de la notaria.

6.- Inscripción a la SUNAT y obtención del RUC

Si todavía no sabes en que régimen contable se encuentra la SUNAT ofrece orientación gratuita al contribuyente para absolver sus dudas ya que esto lo tienes que tener claro antes de solicitar el RUC.

La inscripción de la empresa en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) ante la SUNAT toma un par de horas como máximo. Una vez realizado el trámite tendrás tu número de identificación tributaria, lo que te permitirá a la empresa emitir  facturas y recibos conocer los tipos de impuestos, montos y cronograma de pagos que se rigen de acuerdo al último número de tu RUC.

7. Licencia de Funcionamiento

Cada municipalidad tiene sus propios trámites y tiempos, así que antes de alquilar un local verifica si es viable ejercer tu actividad comercial en ese lugar. Si es así empieza los trámites lo antes posible. Si no necesitas una oficina pero te gustaría tener un espacio para recibir a tus clientes y el apoyo de una secretaria virtual lo puedes encontrar.

¿Qué es lo que realmente funciona?
El grupo de investigadores del proyecto EverGreen llegó a resultados bastante sorprendentes a lo largo de varios años examinando a más de 200 prácticas de gestión bien establecidas y que fueron empleadas por 160 empresas.

La mayoría de las 200 herramientas y técnicas de gestión que estudiaron no tenían ninguna relación directa con los resultados económicos. Lo que importa, parece, es tener una comprensión sólida de los fundamentos básicos de negocios. Sin excepción, las empresas que superaron a sus competidores se destacaron en las cuatro prácticas de gestión principal: estrategia, ejecución, cultura, estructura. Además complementaron las prácticas de gestión principal con el dominio de al menos dos de las prácticas de gestión secundaria: talento, innovación, liderazgo, fusiones y alianzas.

En realidad, no importa si en la empresa se implementa un software ERP o un sistema CRM, más importante es que cualquier tecnología que decida implementar se ejecute sin problemas.
Del mismo modo, poco importa si se centraliza o descentraliza su negocio siempre que preste atención a simplificar la forma en que su organización esté estructurada.

La combinación ganadora para el éxito empresarial fue nombrada originalmente la fórmula 4+2. Una empresa que sigue esta fórmula tiene un 90 por ciento de posibilidades de obtener resultados económicos superiores. Sin embargo, tengan presente que las ocho prácticas que citamos no son nuevas ni reveladoras, más bien, la diferente aplicación de la fórmula y la energía aplicada determinará si la empresa tendrá éxito o no. No es tan simple como suena.

Practicas principales

 
Estrategia
Sea cual sea su estrategia, bajos precios o productos innovadores, funcionará solo si está bien definida, comunicada claramente, y bien entendida por los empleados, clientes, socios e inversionistas.

• Construye una estrategia en torno a una propuesta de valor clara para el cliente.
• Desarrolla una estrategia de afuera hacia adentro, en base a lo que tus clientes, socios e inversores tienen que decir y cómo ellos perciben a la empresa.
• Ponga a punto una estrategia en base a los cambios perpetuos del mercado; por ejemplo, una nueva tecnología, una tendencia social, una regulación del gobierno, o producto de un competidor.
• Comunica con claridad su estrategia en la organización, a los clientes y otras partes externas
  interesadas.
• Manténgase enfocado. Haga crecer su negocio principal, y tenga cuidado con lo desconocido.

 
Ejecución
Desarrolle y mantenga la ejecución operacional impecable. No siempre puede encantar a sus clientes, pero asegúrese de no defraudarlos.

• Entrega productos y servicios que cumplan constantemente las expectativas de los clientes.
• Coloca la autoridad que toma decisiones cerca de las líneas del frente para que los empleados puedan reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.
• Haga esfuerzos constantes para eliminar todas las formas de exceso y residuos, mejorando así la productividad a un ritmo que es aproximadamente el doble de la media del sector.

 
Cultura
Los defensores de la cultura corporativa sostienen que si se puede hacer el trabajo divertido, todo lo demás seguirá. Los resultados del proyecto EverGreen sugieren que tener grandes expectativas sobre el rendimiento cuenta mucho más.

• Inspira a todos los directivos y empleados para trabajar mejor.
• Permite a los empleados y directivos a tomar decisiones independientes para encontrar maneras de mejorar operaciones, incluido el propio.
• Recompensa los logros con un sueldo en función al rendimiento, y siga subiendo el listón del mismo rendimiento.
• Paga premios psicológicos, además de los financieros.
• Crea un ambiente de trabajo hechos de retos y satisfacciones.
• Establece y respeta claros valores de empresa.

 
Estructura
Los gerentes pasan horas agonizando sobre cómo estructurar sus organizaciones (por producto, geografía, cliente, etc.). Los ejemplos de éxito muestran que lo que realmente cuenta es si la estructura organizativa de una empresa simplifica el trabajo.

• SIMPLIFIQUE. Haga que su organización sea fácil de ejecutar el trabajo y con la cual trabajar.
• Promueva la cooperación y el intercambio de información a través de toda la empresa.
• Coloca a su mejor gente más cerca para la acción.
• Establece sistemas para el intercambio continuo de conocimientos.

Practicas segundarias

 
Talento

• Siempre que sea posible llena el mando medio y alto con mejores talentos internos.
• Diseña trabajos que pongan retos a sus mejores empleados.
• Involucra activamente a los dirigentes en la selección y desarrollo de las personas.

 
Innovación

• Persigue las tecnologías de punta para desarrollar nuevos e innovadores productos y servicios.
• No dude en experimentar con los productos existentes.
• Aplica las nuevas tecnologías para mejorar todos los procesos de funcionamiento, no sólo para nuevos productos y servicios.

 
Liderazgo

• Vincula la remuneración de los líderes en base a su rendimiento.
• Promulga el fortalecimiento de los enlaces con la gente en todos los niveles de la empresa.
• Inspira a perfeccionar la capacidad de detectar oportunidades y problemas a tiempo.

 
Fusiones y alianzas

• Aprovecha las relaciones con clientes existentes y así complementa las fortalezas principales.
• Al asociarte, traslada en un solo lugar los talentos de ambas empresas.
• Desarrolla un sistema común para identificar, monitorear, y cerrar tratos.

En cuanto al resultado de la investigación se desarrolló durante la década 1986-1996 he elegido cambiarla de nombre en formula 4×4 y así reflejar la economía actual. De hecho creo que una empresa moderna debe adoptar las cuatro prácticas principales y complementarlas con las cuatro secundarias. Esto les permitirá ser competitivas, y con la aplicación de los ocho principios una empresa podrá enfrentar las nuevas dinámicas de la competencia global evitando reducir los precios para seguir operando en el mercado. Más específicamente me refiero a las oportunidades y amenazas que actualmente están poniendo las empresas chinas y asiáticas.

Procesamiento de pedidos

Tradicionalmente, el procesamiento de pedidos ha sido una actividad que consumía mucho tiempo (hasta el 70% del tiempo total del ciclo del orden). Sin embargo, en los últimos años gracias a los avances en electrónica y tecnología  los tiempos se han reducido considerablemente. Los códigos de barras permiten a los minoristas identificar rápidamente los productos requeridos y actualizar los registros de inventario. Los ordenadores portátiles permiten a los vendedores poder comprobar en tiempo real si un producto está disponible en el almacén.

El procesamiento de pedidos está relacionado con los flujos de información en el sistema de logística y de sus operaciones. Los clientes pueden solicitar los productos llenando un formulario. Estas órdenes se transmiten y son comprobadas. La disponibilidad de los productos solicitados y el estado de crédito del cliente son luego verificados. Más tarde, los productos se recuperan del stock, empaquetados y enviados junto con la documentación pertinente. Por último, los clientes tienen que estar informados sobre el estado de sus pedidos.

Gestión del inventario

La gestión del inventario es un tema clave en la planificación y operación del sistema de logística.
Los inventarios son existencias de mercancías en espera de ser fabricados, transportados o vendidos.

Mantener un inventario puede, sin embargo, ser muy caro por una serie de razones. En primer lugar, una empresa que mantiene existencias incurre en un costo de capital representado por el retorno de la inversión que la empresa habría obtenido si el dinero hubiera sido invertido en otra oportunidad. En segundo lugar, habrá costes de almacenamiento a pesar que el depósito sea de propiedad privada, arrendado o público.

Otros dos puntos importantes de tener en cuenta en la gestión del inventario son:

1) Estrategia de distribución – por ejemplo, si la expedición es directa o hay un almacenamiento por el medio, que automáticamente se refleja en los precios.

2) Almacenamiento centralizado y descentralizado – en el primer caso,  un almacén central sirve para todo el mercado, en el segundo el mercado está dividido por zonas.

Transporte

El transporte de mercancías tiene un papel fundamental en las economías actuales, ya que permite la producción y el consumo en ubicaciones distantes varios cientos o miles de kilómetros. Como resultado, los mercados se amplían, estimulando así la competencia directa entre las empresas productoras de diferentes países y fomentan las economías de escala. Por otra parte, las empresas en los países desarrollados pueden tomar ventaja de costes de fabricación más bajo en los países en desarrollo. Por último, incluso los productos perecederos pueden estar disponibles en el mercado mundial a distancia de poco días de la producción.

Por esta razón, un fabricante (o un distribuidor) puede elegir entre tres alternativas para transportar los
productos:

1) La compañía puede operar una flota de propiedad privada o vehículos alquilados (transporte privado).

2) El transportista puede hacerse cargo del transporte de materiales a través de envíos directos regulado por un contrato (contrato de transporte).

3) La empresa puede recurrir a una compañía que utiliza recursos comunes (vehículos, equipos,
terminales) para satisfacer a varias necesidades de transporte (transporte común o groupage).

Explicados los conceptos básicos de logística, me gustaría hablar de cómo estos se relacionan a la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas y como optimizar los procesos para mejorar el funcionamiento  diario de una empresa, independientemente si aquella tiene un departamento dedicado para ejecutar las operaciones o si se trata de un pequeño negocio.

Cualquiera empresa que comercializa productos necesita adquirir los insumos y materias primas para transformar en productos finales, almacenar los productos iniciales y finales, y posteriormente distribuirlos a los clientes.  Estas tres  acciones se podrían definir como logística de entrada y logística de salida, y variarán en base al tamaño de la empresa y de las ventas. En este ciclo está implicado el concepto de cadena de abastecimiento, que en síntesis examina la coordinación de manera sistemática de los actores involucrados en la producción y distribución de un producto, con la finalidad de su optimización.

 

En otras palabras esto se traduce con las siguientes acciones:

1-      Mejorar las relaciones con los proveedores.

2-      Tener un plan de contingencia en caso que un proveedor no respete los acuerdos.

3-      Contratación de servicios de reparación, fabricación, y mantenimiento.

4-      Normalización y trazabilidad de los productos.

5-      Buena comunicación externa e interna.

6-      Mantener registros adecuados.

7-      Desarrollo y capacitación del personal.

En la vida real estos conceptos han sido adoptados por empresas de diferentes rubros. Hablando del sector de manufactura de automóviles, Toyota aparte de introducir una filosofía de empresa muy importante creó el Toyota Production System (TPS) para eliminar el desperdicio de recursos. En cambio, FIAT optimizó su cadena de suministros creando alianzas con proveedores exclusivos que garantizaban la producción de piezas a un precio determinado de antemano. Por otro lado, VW en Brasil tenía una planta de 1000 personas donde solo el 20% estaban empleados directamente por la firma; ellos garantizaban de cumplir con los estándares de calidad, marketing, investigación y diseño.

Las manufactureras de automóviles están en un sector muy intensivo en logística y abastecimiento, y además se están enfrentando a una crisis global, por lo cual es vital optimizar la producción y consecuentemente vender a precios competitivos.

Para las pequeñas empresas que están creciendo mi recomendación es de utilizar la tecnología para la gestión de los pedidos, almacenamiento, y trazabilidad de los productos. Sobre todo, antes de comprar un sistema informático consulte con un profesional (o más de uno) para un estudio especializado acerca las ventajas de un sistema y cómo encaja con el negocio. Los objetivos esenciales son:

• Tener fluidez en el pedido para una experiencia positiva del cliente.
• Un inventario equilibrado que mantenga los activos suficientes para la operación diaria.
• Completa utilización de la capacidad de las estructuras y herramientas disponibles.

Solo así podrás lograr una empresa competitiva y rentable en un mercado que cada día es más globalizado.

En estos casos hablar claro es necesario para llevar la situación en el camino correcto, y además para inspirar a las personas involucradas. Un líder debe ser directo y sencillo para obtener acción y resultados, y tiene la responsabilidad que se detecte una comunicación directa y honesta en el entorno de trabajo. Es importante que sea capaz de hablar de las expectativas, las decepciones y la ejecución tanto en condiciones normales como en una situación de estrés.

Unos meses atrás he trabajado en un entorno donde se prefería formar pequeños grupos y sobre todo los líderes no hablaban claro, causando la generación de un entorno de bajo moral, resultados mediocres, y la pérdida de talentos. Examinando la situación a posteriori he entendido que no había intencionalidad sino que en el conjunto la situación había degenerado, y lo único que veíamos era la energía negativa en el clima laboral.

¿Cuáles son las señales de una conversación poco clara?

1. Ir alrededor de la cuestión.
2. Descargar una lista de preocupaciones.
3. Dramatizar y exagerar.
4. Minimizar todo.
5. Retener información, pensamientos o sentimientos.
6. Esperar que los demás lean el pensamiento.
7. Dejar caer una bomba.
8. Desviar y evitar.

Los principios clave de la comunicación

Principio 1: Habla claro con responsabilidad y sinceridad
Hablar claro no es una técnica que se utiliza ocasionalmente. Es una elección de cómo quieres hacer negocios: Practícalo diariamente. Planifica tu conversación e identifica los factores que detienen la sinceridad en tu comunicación.

Principio 2: Exige a los demás una comunicación directa y sencilla.
Como líder tienes la responsabilidad de crear un entorno donde la claridad es un estándar. Educa tus colaboradores sobre los beneficios de una comunicación directa. Un entorno colaborativo se comporta como un equipo de alto rendimiento, es importante que tus colaboradores trabajen hacia el mismo objetivo.

Principio 3: Dirige la conversación adonde deseas que vaya.
Esto no significa manipular la conversación sino dirigir el enfoque hacia el objetivo de la conversación. Haz una prueba durante una reunión y beneficiarás a todos. En general, las reuniones no deberían servir para intercambiar opiniones sino para generar acciones.

Principio 4: Un “sí” con limitaciones es un “no” en realidad
Cualquier condición sobre un SI no genera una acción inmediata, y por lo tanto, no resuelve un problema. Identifica la respuesta recibida y gestiónala de acuerdo a tus necesidades. Si recibes un sí con limitaciones debes negociar los términos para llegar a la acción deseada. Por otro lado, si recibes un NO, debes entender cuál es su motivación y trabajar aquellos detalles que no has asumido correctamente.

Para concluir, una lista de verificación con las siguientes pautas ayudará a prepararte antes de una conversación difícil:
 

1. Analiza cuál es la situación actual. – Identifica que te molesta. Asegúrate que puedes articular tu pensamiento antes de tratar de comunicarlo a alguien más.

2. Determina cuál es la situación deseada. – Utiliza los tres canales sensoriales, ver, oír y sentir para examinar la situación desde diferentes perspectivas.

3. ¿Cuál es, en específico, la preocupación, el problema, o el asunto? – Es importante reducir la preocupación a la cuestión fundamental antes de comunicarse.

4. ¿Cuál es la persona más apropiada para hablar? - Determina la persona apropiada a la que debes hablar para producir el resultado más poderoso.

5. ¿Qué tipo de resultado deseas de la conversación? – Antes de comunicarte, determina cómo deseas que el individuo se sienta al final de la conversación.

6. ¿Qué solicitas? ¿Qué acción quieres? – Una vez que sabes el resultado que deseas, haz una solicitud de acción con una fecha límite.