Encuentra a tus clientes

Tener un buen conocimiento del sector es la base del éxito en ventas. Es importante entender las dinámicas del mercado y de cómo se desarrollan las relaciones para proponer la oferta y así generar el interés en los compradores.

Si no tienes experiencia previa, aprovecha para educarte de forma autónoma recolectando información de internet y libros, o asistiendo a cursos especializados si existen. Asimismo, ponle atención a los periódicos para informarte sobre las últimas tendencias de mercado.

Si vendes directamente a consumidores finales (B2C) recolecta información de mercadeo sobre tus clientes futuros, a través de un estudio de mercado puedes  definir el perfil del comprador por sexo, edad, ingresos y poder económico. De esta manera sabrás que acciones de marketing realizar.

Si en cambio vendes directamente a empresas (B2B) construye una base de datos (ya sea en Excel o Access para empezar) y recolecta la información más importante acerca de los compradores, como por ejemplo: la razón social, dirección, sitio web, email, teléfono, contactos (el interlocutor principal y quien toma la decisión final), comentarios. Algunos datos los iras adquiriendo durante la fase de llamadas.

A este punto estás listo para empezar la segunda fase, es decir establecer el primer contacto y dependiendo de cómo prefieres presentar la oferta podrás utilizar uno o más medios para empezar la relación comercial: teléfono, email, brochure y catálogos, sitio web, etc.

Prepárate para los clientes

Si eres una empresa que vende a otras empresas (B2B) lo más probable es que realices telemarketing, reuniones de ventas y generes propuestas de trabajo y económicas. Así que prepárate porque hay mucho trabajo por hacer.

Si vas a utilizar el teléfono o el email para el contacto inicial, prepara un discurso de venta que no supere los 2 minutos o 100 palabras. Evitarás aburrir y generarás el interés suficiente para organizar una reunión donde ampliar la información. Especialmente por teléfono es importante que la comunicación sea clara, concisa y al grano.

Por otro lado, si utilizas un medio impreso para presentarte asegúrate que la información más importante (como los beneficios de la oferta y los datos de contacto) resalte.

Organiza la semana, por ejemplo haciendo las llamadas al comienzo y las reuniones en la segunda mitad de la misma. Esto es para tener rutinas y autodisciplina. La organización va a depender mucho de tu tipo de negocio y de tu personalidad, lo importante es que se convierta en un hábito.

Si vas a tener una reunión con tus clientes potenciales ayúdate con soportes ilustrativos como catálogos, folletos y/o presentaciones. Aprovecha para preparar algunas diapositivas en Power Point para convertir las características de tu producto o servicio en beneficios, y presenta casos de éxito si es posible. Ten presente que el objetivo es de cerrar la venta no de sobrevender, y mucho menos de engañar.

Para finalizar esta fase, fija los objetivos de ventas y haz una previsión anual con un margen de error del 25%, aunque casi siempre las previsiones fallan son la mejor forma para establecer metas.

Gestiona el proceso de venta

La venta es una actividad de relaciones humanas, y las personas saben cuando son engañadas. Haz una buena primera impresión y crea una relación duradera.

La indumentaria va de acuerdo a la empresa y la locación, no siempre es necesario presentarse en terno y corbata pero es importante presentarse ordenado. De acuerdo al sector y con el tiempo entenderás que tipo de vestuario adoptar mejor.

La duración ideal de una reunión está entre 45 y 60 minutos. El trayecto es el AIDA. Normalmente la “A” de acción demora más de una reunión. Durante las reuniones es importante tener un balance en la conversación ya que los monólogos son aburridos y no establecen confianza. A través de preguntas abierta y contestando a las dudas de tu interlocutor podrás demostrar tus conocimientos y generar empatía.

Después de la reunión califica a tu comprador por escrito y actualiza tu base de datos. Si te facilita el trabajo puedes usar el diagrama de radar para resumir la venta y saber cual son las áreas que necesitan ulterior trabajo.

Cuando estás listo para presentar presupuestos, prepara la propuesta y el contrato de acuerdo a lo que has vendido. Recuerda que un buen contrato necesita la supervisión de un abogado. De esta forma te beneficiarás a corto y a largo plazo porque un contrato hecho a medida se verá profesional y te ahorrará problemas.

Gestiona a los clientes actuales

Cerrar una venta es el inicio de una relación comercial. Asegúrate que tus clientes están satisfechos durante todo el tiempo. Una llamada o una reunión de vez en cuando pueden hacer la diferencia. Asimismo, puedes enviar una encuesta de satisfacción al cliente, y recuerda que las quejas son una oportunidad para mejorar tu negocio.

Al terminar el año compara tu proyección con las ventas actuales. Aprenderás cual son las facetas de tu negocio que no están funcionando o la que necesitan ser reforzadas. El primer año es complejo para cualquier negocio, por no te preocupes si las finanzas no van tan bien. Si puedes seguir adelante intenta optimizar el negocio de acuerdo a los resultados obtenidos.

A medida que tu empresa genere más ventas ten en cuenta que necesitarás recursos, CRM, y gestión de cuentas clave para crecer organizado.

Gestionar y medir el rendimiento de la empresa en base a las ventas es esencial para identificar los pasos a seguir ya que te ayudan a decidir tus próximas acciones en base a los recursos disponibles y mantener un pie en la tierra mientras piensas en la visión de la empresa  a largo plazo.

Lección 01: Desarrolla una visión clara.
Lección 02: Define la misión corporativa.
Lección 03: Conozca a sus principales competidores.
Lección 04: Analiza las ventajas de los competidores.
Lección 05: Estudia los hábitos de compra de los mercados de destino.
Lección 06: Ten cuidado con la lujuria de los mercados no testeados.
Lección 07: Conozca su tolerancia al riesgo.
Lección 08: Elije un alma gemela.
Lección 09: Lleva a cabo un proceso de planificación anual.
Lección 10: Completa evaluaciones anuales de desempeño.
Lección 11: Toma medidas con responsabilidades y fechas de finalización asignadas.
Lección 12: Reduzca objetivos importantes en metas más pequeñas.
Lección 13: Comprométete solamente a metas alcanzables y medibles.
Lección 14: Asigna recursos a las oportunidades con potencial para el logro óptimo de metas.
Lección 15: Identifica los conocimientos para lograr metas.
Lección 16: Garantiza que los objetivos corporativos y de los empleados sean congruentes.
Lección 17: Recompensa a los empleados para los objetivos alcanzados.
Lección 18: Fomenta la rehabilitación de los empleados que no han logrado mucho.
Lección 19: Examina los conocimientos después de importantes cambios en el negocio.
Lección 20: Designa un líder en base a sus conocimientos principales.
Lección 21: Conozca su estilo de liderazgo.
Lección 22: Evalúa continuamente la satisfacción del cliente.
Lección 23: Crea equipos de servicio al cliente.
Lección 24: Nombra a un líder para la satisfacción del cliente.
Lección 25: Potencia a los equipos de servicio al cliente para satisfacer al cliente.
Lección 26: Aplica planes de cuentas.
Lección 27: Prepara pronósticos financieros anuales.
Lección 28: Compara el rendimiento real de las previsiones sobre una base mensual.
Lección 29: Identifica las acciones correctivas.
Lección 30: Estire sus objetivos de ingresos.
Lección 31: Pida una reducción de precio a los vendedores.
Lección 32: Identifica los gastos a eliminar.
Lección 33: Reduzcas los equilibrios de  operación.
Lección 34: Asegúrate que los planes de acción sean compatibles.
Lección 35: Elimina los productos que generan poca ganancia.
Lección 36: Elimina las barreras creadas por la compañía.
Lección 37: Analiza tu disposición al cambio.
Lección 38: Asegúrate que cada iniciativa tenga un agente.
Lección 39: Designa un líder para el cambio.
Lección 40: Prepara planes de recursos para implementar el cambio.
Lección 41: Asegúrate que los promotores del cambio contribuyan a su implementación.
Lección 42: Elimina las diferencias principales entre los valores de la firma y del cliente.
Lección 43: Desarrolla estrategias competitivas para satisfacer los valores del cliente.
Lección 44: Identifica los procesos de negocio que necesitan ser mejorados.
Lección 45: Designa un líder de mejora empresarial.
Lección 46: Prepara planes de liderazgo congruentes.
Lección 47: Evalúa el liderazgo a través de los ojos de los seguidores.
Lección 48: Desarrolla una cultura de liderazgo.
Lección 49: Adopta un código de ética.
Lección 50: Lidera con el espíritu.

1. Proporciona información relevante y atractiva:

Mientras más estamos en contacto contigo, más sabremos acerca de tu negocio y tendrás más posibilidades de captar clientes con este servicio. Recuerda que somos una extensión de tu negocio, el primer punto de contacto para tus clientes, lo que significa estar siempre disponible para atenderlos y facilitarles el proceso de compra. Por eso, necesitamos información útil y atractiva para tus clientes, como: promociones, procesos de compra claros y simples, eventos y cualquier otra información que nos ayude a guiar a tus clientes potenciales y fidelizar a los actuales.

2. Publicita el número telefónico de tu oficina virtual:

Tanto en tu material promocional, como pueden ser tarjetas de visita, brochures, publicidad en tu automóvil, anuncios en tu sitio web y redes sociales “promociona” el número de tu oficina virtual alentando al público a llamarte para solicitar mayor información acerca de tus productos y servicios.  Recuerda que tu asistente virtual está preparada para dar información acerca de tu empresa, identificar clientes potenciales y guiarlos a través del proceso de compra. Tienes un servicio de atención al cliente  que te ayudará a no perder llamadas de clientes potenciales, aprovéchalo. No esperes que tus clientes llamen dos veces, lo más probable es que no lo hagan.

3. Usa tus reportes de llamada como herramienta:

Diariamente te enviamos un reporte de llamadas, brindándote la mayor información posible acerca de tu cliente potencial y actual. Usa esta información para crear y hacer crecer tu base de datos. Envía de vez en cuando mensajes personalizados vía email o celular. Eso si nada de spam. Asimismo realiza un seguimiento efectivo de los clientes que todavía no se han decidido pero están interesados en tus servicios y productos, llámalos e infórmanos de las ventas realizadas o de si has tenido algún inconveniente con algún cliente potencial para estar al tanto y apoyarte de la mejora manera.

4. Lo ideal es trabajar en equipo:

Aunque no estemos en la misma oficina lo ideal es que nos mantengamos comunicados para que tus clientes noten que realizamos acciones coordinadas y tomamos en cuenta todas las llamadas que recibimos. Todos los clientes son importantes y hay que trasmitir este mensaje de disponibilidad y confianza para crear una imagen corporativa sólida y generar ingresos.

Aina Munar, de 12designer.com, nos comenta que el crowdsourcing creativo es una solución rentable tanto para compañías nuevas como para compañías ya establecidas que necesitan un logo o sitio web y que no pueden costear servicios de agencias especializadas, o necesitan orientación con respeto a las últimas tendencias de diseño.

1. Pasión – Elije una pasión e impulsado por ella genera tu idea de negocio. Lo más importante es recordar cada día que lo haces por amor y no por dinero.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/09/oportunidad-negocio/
http://blog.objetivonegocio.com/2009/11/tipos-de-emprendedores/

2. Trabajo – Nada es fácil, hay que trabajar mucho. Pero al mismo tiempo la satisfacción que generas durante la labor compensará los esfuerzos. Un consejo: Para que el esfuerzo sea posible establece metas alcanzables.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/11/productividad-emprendedores/

3. Enfoque –  Dedica tus esfuerzos a un solo proyecto a la vez. No intentes abarcar dos proyectos a la vez.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/06/crear-negocio-rentable/
http://blog.objetivonegocio.com/2009/07/habitos-emprendedor-exito/

4. Empuje – Presiónate física y mentalmente para cumplir con las tareas. Aclara tus dudas y miedos. Cree en ti mismo.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/12/caracter-emprendedor/
http://blog.objetivonegocio.com/2009/05/motivacion/

5. Ideas – Escucha, observa, se curioso y haz preguntas, resuelve problemas, amplia tu red de contactos y rodéate de talentos.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/08/ideas-innovadoras/
http://blog.objetivonegocio.com/2010/01/multiplica-contactos/

6. Mejorar – Para ser exitoso dedícate a un rubro y vuélvete muy bueno en ello. No es magia: ¡Practica, practica, practica! Y no te olvides de comunicar cuan bueno eres claramente.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/09/posicionate/

7. Servir – Crea una oferta de valor añadido y sirve a tus clientes. El valor que le pones será detectado por los demás.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/10/business-model/

8. Persistir – Es la primera razón del éxito. Persiste a los fracasos, a las críticas, a los rechazos, a los idiotas, y a la presión.
http://blog.objetivonegocio.com/2009/09/tienes-potencial/

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Si quieres traducir este articulo puedes hacerlo, solo recuerda de poner un enlace al artículo original de este blog.

Feliz 2010

En realidad, no era el diseño o el rendimiento de los vehículos a hacer la diferencia, sino el modo en que Toyota diseñaba y fabricaba los automóviles (diseñados más rápido, con mayor confiabilidad, y a un costo competitivo, incluso cuando los salarios de los trabajadores eran relativamente altos). Resaltaba que cada vez que Toyota mostraba una aparente debilidad y parecía vulnerable a la competencia, milagrosamente corregía el problema y volvía aún más fuerte.

En el libro “The Toyota Way” se explica el estilo de gestión y el sistema de producción de Toyota que es lo que se revela como la estrategia ganadora de la empresa. En este artículo explico cómo el modelo de éxito de Toyota puede aplicarse a cualquier organización, para mejorar los procesos de negocio, de marketing y ventas, logística, desarrollo de productos y finalmente gestión.

1. Toma tus decisiones con una filosofía de largo plazo, incluso si pierdes a corto plazo: Es importante definir la misión de la empresa con el objetivo de generar valor para el cliente, la sociedad y la economía. Este paso es fundamental para dirigir la organización hacia un propósito común que es más importante que simplemente ganar dinero.
2. Crea un flujo de proceso continuo para capturar los problemas y llevarlos hacia la superficie: El diseño de los procesos de trabajo es importante para lograr un alto valor añadido, y reducir el tiempo perdido esperando que otro proceso que termine para poder continuar. Es fundamental poner los flujos a disposición de toda la organización para que se mejoren continuamente y que las personas se desarrollen.
3. Usa el sistema de “extracción” para evitar la sobreproducción: Este sistema indica de almacenar pequeñas cantidades de cada producto y con frecuencia de reposición sobre la base de lo que el cliente realmente pida.
4. Trabaja como la tortuga, no como la liebre: Nivela la carga de trabajo (Heijunka) eliminando los desperdicios, la carga excesiva a las personas y los equipos,  y la desigualdad en la planificación de producción.
5. Trabaja para obtener una buena calidad la primera vez: Sean ellos procesos automatizados o manuales, desarrolla una cultura para detenerse en caso de fallos. En el largo plazo esto beneficiará la productividad.
6. Las tareas estandarizadas son la base para la mejora continua y la capacitación de los trabajadores: Utiliza un método estable y repetible que produce siempre el mismo rendimiento para mantener la previsibilidad de los procesos. Permite a quien utiliza estos procesos de hacer sugerencias de mejora.
7. Utiliza controles visuales para que no se oculten problemas: Simplifica el trabajo con indicadores visuales para que las personas sepan si están operando en una condición normal o menos. Siempre que sea posible, simplifica los informes a una hoja de papel.
8. Utilice sólo tecnología fiable y probada a fondo: Usa la tecnología para apoyar a la gente, no para sustituirla. La nueva tecnología es tal vez inestable y por lo tanto pone en peligro los flujos. Sin embargo, anime a su gente a considerar las nuevas tecnologías a la hora de buscar nuevos enfoques para el trabajo.
9. Ayuda a crecer a los líderes que comprenden a fondo el trabajo, vivan la filosofía, y la enseñan a otros: Deja crecer los líderes dentro de la empresa. Un buen líder debe entender el trabajo diario con gran detalle para que pueda ser el mejor maestro de la filosofía de la empresa.
10. Desarrolla a los talentos y a los equipos que sigan la filosofía de la empresa: Enseña a las personas a trabajar juntas como equipo hacia objetivos comunes. El trabajo en equipo es algo que tiene que ser aprendido. Entrena a individuos y equipos excepcionales para lograr resultados excepcionales.
11. Respeta a tu red de socios y proveedores ayudándolos a mejorar: Ten respeto por tus socios y proveedores y trátalos como una extensión de tu negocio. Proporcionales objetivos ambiciosos para su crecimiento y desarrollo.
12. Toca con tus propias manos para comprender a fondo la situación (Genchi genbutsu): Incluso los ejecutivos y los gerentes de alto nivel necesitan ver las cosas por sí mismos, por lo que tendrán una comprensión más profunda de la situación. Piensa y habla después de haber verificado personalmente los datos.
13. Toma las decisiones por consenso, lentamente, teniendo en cuenta todas las opciones disponibles. Implementa las decisiones rápidamente (nemawashi): Nemawashi es el proceso de discusión de problemas y de sus posibles soluciones con todos los afectados, para recoger las ideas y llegar a un acuerdo sobre un camino a seguir. Este proceso de consenso, aunque consume mucho tiempo, ayuda a ampliar la búsqueda de soluciones disponibles, y una vez que se toma una decisión, el escenario está listo para una aplicación rápida.
14. Conviértete en una organización de aprendizaje mediante la reflexión sistemática (hansei) y la mejora continua (kaizen): Reflexione en cada hito de un proyecto para identificar abiertamente todas las carencias padecidas. Desarrolle contramedidas para evitar los mismos errores otra vez.

¿Cómo aplicar todo esto?

A primer vistazo esta lista parece abrumadora, sin embargo hay que considerar que Toyota ha ido desarrollando estas prácticas a lo largo de su existencia. Por lo tanto, aconsejo estos puntos para todo tipo de empresa porque se beneficiarán de un marco de filosofía organizativo ya experimentado. No cabe duda que cada uno pueda personalizar la lista.

Para las startups y las pymes le daría el siguiente enfoque:

• De acuerdo al punto 1, haz que tu misión guie las acciones y que primariamente la pasión sea el motor de la empresa.
• Del punto 2 al 8 se enfatiza que las acciones correctas darán los resultados correctos. A través de la experiencia es necesario crear procesos fáciles de entender y mejorables.
• Del punto 9 a 14 se aconseja de agregar valor a la empresa a través del desarrollo de las personas. Una empresa que funciona con el aporte de una sola persona es una empresa frágil.
• En fin, dale solución a los fallos y no esperes que se repita. Una empresa que aprende y mejora continuamente es una organización competitiva.

Reducir el impacto ambiental gestionando mejor los recursos es una tarea esencial para operar de manera eficiente como comentamos en un post anterior.

Sin embargo, solo hoy, que el mundo se encuentra en una dura crisis económica y se ha mostrado el inminente efecto invernadero, las grandes empresas mueven sus burocráticas organizaciones hacia un futuro más verde.  Y qué hay del resto empresas, las pymes siendo pequeñas organizaciones podrían hacer la diferencia? Absolutamente sí. No solo reducirás gastos operacionales sino contribuirás a preservar el planeta. Nuestros hijos lo agradecerán.

¿Por dónde empezar?
Tenemos que empezar por cambiar de actitud y esto, como siempre, no es fácil pero es posible y muy favorable. Hay que estar decididos a cambiar nuestros hábitos desordenados y consumistas por otros más productivos y sostenibles. Este es el primer paso que tú y tus colaboradores tienen que dar para ser “verdes”. Lo ideal es que estos hábitos no solo los practiquen en la oficina sino que sean parte de su rutina diaria en casa también.

El segundo paso es informarse, hay organizaciones que puedan orientarte para realizar este cambio? Hay ayudas económicas o impositivas para empresas sostenibles en tu ciudad? Puedes unirte a algún grupo de empresas verdes para captar más clientes por tus prácticas sostenibles? . Hay instituciones que pueden orientarte en estos temas. Y si no las hay, lo más simple es usar el sentido común y adaptarte tus actividades verdes a tu entorno.

El tercer paso es evaluar tu situación actual identificando que gastos puedes recortar. Decide qué acciones implementar: inmediatamente y a mediano plazo. Probablemente tengas que tener un presupuesto destinado a la compra de equipos o accesorios de bajo consumo, a largo plazo esto se traducirá en ahorro. Varias de las acciones son gratuitas o de bajo coste y su implantación depende más que todo del equipo de trabajo.

¿Qué podemos hacer?
Realmente podemos hacer mucho, aquí algunas pautas recomendadas por varias organizaciones que se dedican a orientar a empresas en este tema:

1. Usar el concepto de oficina sin papeles para racionalizar el uso de papel. Usa un scanner para digitalizar todos los documentos y guárdalos en formato PDF. Pregúntale a tu contable, a tu abogado o a la agencia tributaria cuales son los documentos que necesitas preservar en papel por ley. Esto variara dependiendo donde vivas.
2. Si tienes que imprimir usa PrintGreener de esta manera imprimirás solo la información que necesitas. También puedes usar Ecofont donde podrás descargar  una tipografía que gasta hasta 20% menos de tinta por impresión.
3. Apaga totalmente los aparatos eléctricos, evitando dejarlos en el Stand-by, pues la luz roja también gasta energía.
4. Si eres un adicto a la cafeína y no puedes rendir sin esta sustancia, puedes reducir tu impacto ambiental llevando tu propia taza, de esta manera no consumirás vasos desechables.
5. Siempre que se pueda utiliza luz natural para iluminar la oficina, si esto no es posible utiliza iluminación de bajo consumo.
6. La temperatura adecuada para una oficina es de 21 ºC en invierno y 25 ºC en verano, así que intenta no abusar del aire acondicionado ni de la calefacción.
7. Verifica tu proceso productivo. Utiliza productos respetuosos con el entorno y haz uso restrictivo de sustancias toxicas y gestiona correctamente los residuos.
8. Pon una planta en tu oficina. Las plantas mejoran la calidad del aire, reducen el CO2, el polvo y son beneficiosas contra el estrés.
9. El uso de material fungible reciclado, reutilizable y sin componentes peligrosos para el entorno.
10. Priorizar el uso de pequeños aparatos, como las calculadoras, que funcionan con energía solar, acumuladores recargables o adaptadores para la red.
11. Compra o trabaja con proveedores que usen criterios sostenibles y de comercio justo en su empresa. Cada vez hay más empresas que ofrecen: limpieza verde, pintura ecológica, materiales reciclados, etc. Si no encuentras una en tu ciudad esta podría ser la oportunidad de negocio que estabas esperando.
12.  Usa software libre o de código abierto, como Ubuntu , Joomla o Moodle, siempre que sea posible para reducir costes.
13. Incentiva el teletrabajo para evitar desplazamientos demasiado largos. Usa herramientas online para trabajar en equipo como las de 37Signals o Google Docs , este último es gratis. Averigua como puedes trabajar a distancia de manera eficiente.  
14. Usa hosting verde, estos son algunos proveedores que los ofrecen.

Realmente hay mucho por hacer y muchas formas de ahorrar. Este es un buen inicio. Si buscas información más detallada puedes informarte en:

Una vez que hayas implantado tu plan para convertirte en una empresa sostenible, comunícaselo a tus clientes no solo para mejorar tu imagen como empresa sino para motivarlo a hacer lo mismo. Todos podemos ser agentes de cambio.

Por último, ten en cuenta que convertir tu empresa en una empresa verde no sucede de la noche a la mañana. Tampoco sucederá si no hay un mínimo de preparación y comunicación para realizar estas practicas sostenibles. Las nuevas empresas deberían empezar con una gestión de recursos sostenible teniendo la ventaja de empezar desde cero.

En pocas palabras, lo mejor es empezar ahora. El resultado a corto plazo será la reducción de costo y el resultado a largo plazo la preservación del medio ambiente.