1. Ten claros tus objetivos: Ya que vas a llamar a tus clientes seguramente querrás decirles muchas cosas acerca de ti, tus productos, lo bueno que eres, entre otras cosas. Eso es exactamente lo que NO tienes que hacer,  el objetivo de tu llamada es conseguir una reunión. Un error común en este tipo de campañas es contar todo acerca de tu empresa a la persona incorrecta. Generalmente antes de hablar con el mando medio o alto de una empresa hablarás con una o más secretarias encargadas de filtrar las llamadas, hay que darles la información mínima e insistir amablemente, para que ellas te permitan hablar con la persona que le indicas.

2. Escribe tu discurso: Aunque tu mensaje sea corto y simple, escríbelo. Desde el saludo hasta la despedida todo debe estar escrito.  Prueba tu discurso ante otras personas, ¿Te sientes cómodo diciéndolo?, ¿Quiénes te escuchan han entendido el mensaje?, si es no es así perfecciónalo hasta que te “suene” creíble y claro.

Tu discurso debería ir más o menos así: Empieza con el saludo, preséntate con nombre y apellido, menciona de qué empresa está llamando, expón tu idea y negocia una fecha de reunión.  Cierra la conversación confirmando el día y hora de la reunión si la has obtenido, y despídete agradeciendo su disponibilidad.

3. Selecciona y supervisa:

Darle la espontaneidad necesaria al discurso para hacerlo fluir es una habilidad requerida para esta actividad. Selecciona a personas que trasmitan energía al hablar por teléfono, que tengan un tono de voz agradable y una pronunciación pulida para que el mensaje llegue a su destino de manera clara. Lo ideal es que sean capaces de saber cuándo usar el discurso y cuando ser espontáneos para captar la atención del interlocutor y definir una fecha de para una primera reunión.

Cuando ya tengas a tus mejores colaboradores seleccionados, entrégale una copia del discurso a cada uno para que lo lean y se familiaricen con él, y si quieren realizar algún cambio te lo comenten. El discurso deben tenerlo al frente mientras están al teléfono para que les sirva de guía. Lo ideal es que lo acomoden a su forma de hablar para que se escuche lo más sincero posible sin que pierda su forma original.

Una vez que empiecen a llamar, supervisa a tus colaboradores: ¿Están escuchando a su interlocutor o se limitan a leer el discurso?, ¿Son demasiado espontáneos y pierden de vista el objetivo?, suele suceder que algunos fuerzan el discurso para obtener una reunión o se dirigen a una persona equivocada pero insisten porque no escuchan las razones que esta tiene para negarse a considerar una reunión. Corrige estos detalles incentivándolos a buscar el interlocutor adecuado.

4.Fíjate una meta

Fija una meta concreta,  por ejemplo;  la campaña de telemarketing durará 2 semanas con 2 telemarketeros, cada uno realizará 50 llamadas al día, de las cuales 2 se deberán convertirse en reuniones. Haciendo las matemáticas, necesitas como mínimo unos 1000 números de teléfono actualizados para llevar a cabo la campaña.

Tus colaboradores tienen que tener claro la meta diaria para motivarse y hacer el trabajo de manera efectiva, así que no dudes en decirles cuantas reuniones deben concretar diariamente.

Para establecer una meta realista, entre el número de llamadas realizadas y número de reuniones obtenidas, tienes que basarte en tu experiencia a la hora de vender. Si no la tienes, que esta primera campaña te sirva para entender la complejidad del ciclo de venta de tu servicio o producto.

5. Llama sin parar

La tarea de tus colaboradores en una campaña de telemarketing es llamar sin parar, no importa si han recibido solo negativas, tienen que seguir llamando. Alguien con experiencia en telemarketing sabe que recibir negativas es el pan de cada día hasta que encuentra el interlocutor correcto y logra dar en el blanco.

Por este motivo, otro factor clave es que tus colaboradores cuenten con una base de datos actualizada y de esta manera evitar números equivocados o inexistentes. Si no cuentas con una base de datos actualizada valdría la pena “limpiar” la base de datos, haciendo que una persona llame a todos los números para confirmar su validez antes de empezar la campaña. Esta limpieza previa hará mucho más dinámico y eficiente el trabajo de tus colaboradores durante la campaña.

6. Evalúa el rendimiento

Luego de 3 días de campaña, tus colaboradores ya se habrán familiarizado con el discurso y con las objeciones e inconvenientes más frecuentes. Invítalos a que te los comenten para entender porque no estás llegando a tu meta. Tienes que identificar que está fallando en tu discurso para poder replantearlo y alcanzar una mejor sintonía con tus clientes potenciales.

Si están concretando muchas reuniones, asegúrate de que una vez  que obtengan una reunión tengan todos los datos necesarios, es decir, dirección, nombre de la persona, cargo y su email para confirmarle la reunión por escrito. Esta confirmación es importante ya que muchas veces la persona que acepta la reunión no recuerda la fecha o el motivo, o lo que es peor, no recuerda que aceptó. Todas las reuniones tienen que estar confirmadas para evitar malos entendidos. No hay que confundir persistencia con acoso, hay una línea muy sutil entre ambas.

Una vez terminada la campaña organiza tu agenda y verifica si tu presentación esta actualizada, si todavía no tienes una presentación lee este post. Además, calcula si llegaste a tu meta, si estuviste muy por debajo de ella, evalúa si este es el medio idóneo para captar clientes y que otras opciones tienes.

Estar en contacto con tus clientes potenciales y obtener resultados concretos es muy importante para plantear las acciones efectivas y seguir adelante con tu emprendimiento. Llamar a tus clientes de manera adecuada y profesional es una herramienta que te permitirá a corto plazo generar reuniones. Cada una será una oportunidad para hablar con tus futuros clientes cara a cara, entender sus necesidades y explicarles como les puedes ayudar.

ON: A qué te dedicabas antes crear Presentes en Casa?

RM: Trabajé muchos años en Marketing y adquirí experiencia en el área de regalos, obtuve contactos e información sobre proveedores, lugares, etc. que me fueron útiles para la gestión de mi empresa y para captar clientes.

ON: Cómo nace la idea de negocio?

RM: www.presentesencasa.com.ar nació de la necesidad de crear un emprendimiento que me permitiera trabajar desde mi casa para poder cuidar a mis niños. Empecé con dos mamás más, pero por una razón u otra me quedé con la responsabilidad de llevar el negocio adelante, aunque compartimos una hermosa amistad con mis ex socias.

ON: Qué ofrecer de nuevo Presentes en Casa?

RM: Ofrece regalos originales, ya que en su mayoría son artesanales, con una amplia selección de objetos para todas las edades y ocasiones, y con una excelente presentación. Estamos ubicados en la ciudad de Buenos Aires y realizamos envíos en Argentina y Uruguay. Nuestros clientes pueden comprar usando varios métodos: usando el carrito de compra, por teléfono, por email y hasta chateando con nosotros vía MSN Messenger de lunes a viernes de 9hs a 20hs. También tienen la posibilidad de pagar sus compras pagando en efectivo en nuestra oficina ubicada en el barrio de Belgrano o contra entrega.

ON: Cuánto tiempo llevan el mercado?

RM: Llevamos un año de este emprendimiento y tanto la fabricación de los regalos como los envíos
están tercerizados para garantizar la calidad de los regalos y un servicio de delivery eficiente. Presentes en casa se encarga de seleccionar los regalos, del proceso de compra online y del envío a domicilio de estos. Atendemos todos los días del año siendo una tienda online.

ON: Qué tipos de clientes compran online?

RM: Tenemos dos tipos de clientes los corporativos a quienes les ofrecemos propuestas personalizadas a sus necesidades, en nuestra tienda online tenemos un área destinada exclusivamente a empresas donde les explicamos como trabajamos. Y por otro lado tenemos personas que buscan regalos únicos, y a ellas les ofrecemos desayunos, objetos decorativos, joyas, de relax, para niños entre otros.

ON: Cómo financiaste tu proyecto?

RM: La inversión inicial se hizo un poco con capital propio y otro con un pequeño préstamo para comprar la computadora, cámara de fotos, impresiones, etc. El retorno de la inversión se completó antes del año ya que no fue un gran monto el que invertimos; pero igualmente lo que genera Presentes en Casa por el momento se reinvierte en el emprendimiento ya que está en plena etapa de crecimiento.

Gracias a Rosalí por compartir tu experiencia, te deseamos muchos éxitos. Ya saben pueden hacer sus pedidos visitando www.presentesencasa.com.ar o escribiéndole directamente a info@presentesencasa.com.ar.

Por eso esta es la primera frase que deberías considerar antes de empezar a preparar tu presentación de empresa, ya que es un punto decisivo para que inicies a comunicarte con tu cliente. Si tu primera presentación no es acertada lo más probable es que te cierres las puertas antes de que te conozcan.

He visto presentaciones interminables, híper animadas, incomprensibles, agresivas visualmente, monótonas y realmente muy pocas han captado mi atención para mantenerme interesada hasta el final. Es un hecho, presentar a tu empresa, tus productos o tu idea de negocio no es una tarea sencilla sobretodo si caemos en la tentación de abusar de Power Point. Dejemos las animaciones y sonidos a la industria cinematográfica!

En primer lugar necesitas comunicarte de manera efectiva, es decir, contarle a tu futuro cliente o inversionista de manera muy simple porque tiene que comprar tus productos, contratar tus servicios o invertir en tu negocio. Y el segundo requisito es involucrar a la persona que te esta escuchando en la presentación. No podemos pretender que alguien nos escuche por media hora si ni siquiera sabemos que necesita de nosotros. Esto es mera publicidad y una presentación tiene que ser más que eso. Una presentación tiene que ser un dialogo entre el emprendedor y quienes deciden la compra.

Entonces manos a la obra, aquí les indico los pasos a seguir en la creación de una presentación power point:

1. Escribe en Word el texto que utilizarán en la presentación. Utiliza números para separar el texto en secciones que contengan como máximo 20 palabras.
   Por ejemplo:
   a. Servicios que ofrecemos (20 palabras explicando)
   b. Experiencia del personal (20 palabras explicando)
   c. Ventaja diferencial (20 palabras explicando)
2. Usa Power Point para crear la presentación, no necesitas un software más sofisticado.
3. Por ahora no te preocupes por los colores o el tipo de letra. Trasladen el texto de Word a Power Point, cada 20 palabras será una diapositiva. Una vez que estés contento con el mensaje puedes pasar a darle forma. No pases al próximo punto si no has terminado de editar el texto!
4. Una vez que el texto este editado y corregido llego la hora de hacerlo atractivo. Usa máximo 2 colores principales que serán los colores de tu logotipo para el fondo y las letras de los títulos. Si es necesario, usa un color secundario que puede ser un gris, un color claro o blanco para matizar la presentación.
5. Usa el mínimo de texto posible, mientras menos texto muestres te van a brindar más atención a ti porque no tendrán mucho que leer. El texto es el apoyo que te guía a través de la presentación, deberías memorizártela para mantenerla coherente pero improvisar para darle vida. Cada presentación debería ser única.
6. El texto que sea en gris oscuro (80%) o blanco sobre fondos que contrasten para permitir una lectura clara. Hay personas que leen la presentación y se distraen tratando de entender lo que dices.
7. En la primera página pon el título de la presentación y el logotipo de la empresa. En la última, pon el logotipo igualmente y tus datos de contacto.
8. Inserta tu logotipo en la esquina superior o inferior derecha en el resto de las páginas.

Presentación lista!

Y aquí algunas consideraciones:

1. Que tu presentación no exceda las 10 diapositivas ni los 20 minutos hablando. Si eres efectivo comunicando no necesitas más.
2. Que tu tono de voz sea coherente sin que caiga en la monotonía.
3. Involucra a tu interlocutor, no se trata de hacer un monologo publicitario. Entérate de la problemática de tu cliente o que le hizo aceptar tu visita haciéndole algunas preguntas antes de la presentación.
4. No incluyas fotos solo por rellenar el espacio. Estas tienen que ser significativas, es decir, relacionadas a los que esta contando esa diapositiva. Otra opción es usar gráficos para explicar un concepto.
5. Si quieres usar un efecto para pasar de una diapositiva a otra usa el mismo en cada diapositiva y que la transición sea lenta.
6. No uses animaciones o sonidos a menos que sepas usarlos racionalmente y este justificado el hecho de incluirlos.
7. Crea una presentación muy visual, con una imagen o una frase muy corta tienes que decirlo todo, esto ayuda a tu interlocutor a hacerse una idea visual de lo que ofreces y esto es muy eficaz a la hora de posicionarte. Te recomiendo buscar a un comunicador experto en la materia.
8. Antes de presentar tu empresa asegúrate con tus interlocutores sean los correctos, sino tu mensaje por nítido que sea no dará resultado, ya que le estas hablando a la persona equivocada.
9. Disfruta de la presentación, mientras más enamorados estés de tu idea más fácil será que otros se enamoren también.

Un ejercicio útil para adquirir destreza en como presentar tu empresa es el siguiente:

Reúne a más de 6 personas si es posible y explícales tu idea de negocio o que vendes en 5 minutos. Luego pregúntales que entendieron de tu discurso. De esta manera podrás medir tu efectividad. Si nadie te ha entendido perfecciona tu discurso y repite el ejercicio hasta que quede muy claro.

Son los primeros minutos en los que tu futuro cliente decidirá si seguirá escuchándote. Aprovéchalos!